00:00:00: Music.

00:00:20: Hallo ich bin Thomas Prinz von Krisenmeisterei. At.

00:00:26: Ich hätte Verantwortlichen Krisen souverän und kompetent zu meistern damit diese nicht zur persönlichen Tragödie werden.

00:00:33: Heute geht es um Informationsmanagement.

00:00:38: Wenn sie sich ja mal folgendes Szenario vor ihr Unternehmen betreibt den Bürogebäude unweit von einer Raffinerie.

00:00:46: Plötzlich ist endlich der Knall von da zu hören die Fensterscheiben klären von einigen Fenstern aus sieht man einen Feuerball aufsteigen eine Rauchsäule 40.

00:00:56: Neben der Aufregung telefoniert ich bin Mitarbeiterin einsetzt,

00:01:01: wenn ich sehr schnell viele Fragen entstehen und durch die Kommunikation mit anderen Menschen in der Umgebung Informationen hereinkommen.

00:01:09: Wenn sie für das Krisenmanagement im Unternehmen verantwortlich sind,

00:01:13: sollten Sie jetzt sehr schnell wissen was für eine Situation zu halten ist ob akute Gefahr droht wie sich das alles weiterentwickeln kann kurz sie sollten sehr schnell ein gutes Lagebild haben,

00:01:25: damit sie dann entsprechend ist hoffentlich vorhandenen Krisenmanagement Plans Hand und können.

00:01:32: Damit sie rasch zu diesen dringend benötigten Lage willkommen brauchen sie aber zunächst einmal einen möglichst exzellentes Informationsmanagement,

00:01:39: wo bekommen Sie welche Informationen jetzt her wie valide wie zuverlässig sind die Quellen und ihre Informationen.

00:01:49: Wie können Sie die Informationen möglichst rasch an die Personen verteilen die sie für ihre Arbeit im Krisenstab benötigen und wie gehen sie mit den anderen Mitarbeiterinnen um die natürlich auch alles genau wissen.

00:02:04: All diese Fragen stellen sich für sie in der Sekunde wenn Sie gut vorbereitet sind dann haben sie auch die Antworten darauf wenn nicht dann kann das zu ja zu fatalen Folgen führen.

00:02:16: Nicht umsonst hält die ONR CEN/TS 1791 in der es um Krisenmanagements Astra tierische Aufgabe geht fest und Sicherheit ist eines der bestimmenden Merkmale einer Krise.

00:02:29: Darum ist es von höchster Wichtigkeit herauszufinden was gerade geschieht und die Auswirkungen zu verstehen.

00:02:37: Mehr und demgemäß wenn in diesem Dokument insgesamt vier Elemente ist die wichtigste Vorbereitung auf Krisen genannt.

00:02:46: Wissen um als Nummer eins der Riesen Managementplan an zweiter Stelle kommt bereits Informationsmanagement Lagebewußtsein ja über Lage Lagebewußtsein habe ich in der Folge 13 es wird Caspers gesprochen.

00:03:01: Ja und Nummer drei dieser wichtigsten Elemente ist Schaffung eines Krisenstabs und Nummer vier die personelle Besetzung des Krisenstabs um.

00:03:10: Da gibt's dann speziell um Ausbildung Kompetenz und die Ressourcen Ausstattung,

00:03:16: Informationsmanagement nimmt er seine eine absolut zentrale Rolle im Krisenmanagements sowohl in der Vorbereitung als auch in der Krisenbewältigung.

00:03:27: So wird eben auch ebenfalls in dieser Ohren R17 91 festgehalten dass einer der Grundsätze des Krisenmanagements das Schaffen eines Lagebewußtsein durch gutes Informationsmanagement und koordinierte da Arbeit darstellt.

00:03:42: Informationsmanagement ist ein wesentlicher Unterstützungsprozess für jegliche Phase des Krisenmanagements

00:03:48: es ist sehr wichtig sich wirklich interessiert damit auseinanderzusetzen und weil mach eine hohe Resilienz für diesen Prozess zu entwickeln aber,

00:03:57: dazu später mehr ja also welche konkreten Aufgaben hatten das Informationsmanagement also generell,

00:04:05: außer des Krisenmanagements gehören dazu und Erfassen des Informationsbedarfs planen des informations Angebotes,

00:04:15: verfügbar machen der benötigten Informationen und Organisation deformations Versorgung.

00:04:23: Was sind die generellen oder die besonderen herausfordernde aber beginnen wir mal mit dem Erfassen des Informationsbedarfs.

00:04:33: Also es geht dabei um die Menge und Qualität der zur Lösung einer bestimmten Aufgabe notwendigen Informationen,

00:04:40: ja aber was bedeutet da notwendig.

00:04:44: Wann sind Informationen notwendig man unterscheidet hier zwischen dem Objektiv Informationsbedarf

00:04:50: und dem subjektiv Informationsbedürfnis der Informationsbedarf ist das was von der Aufgabe an sich bestimmt wird also das was ich an Informationen unbedingt brauche um eine Aufgabe richtig zu lösen,

00:05:04: das Informationsbedürfnis was entspricht dem subjektiven Empfinden eines Aufgaben Trägers einer Person.

00:05:14: Ja und NT hat dickes Informationsbedürfnis besonders Jahre Krisensituation wäre natürlich auch Personen haben die selbst zu einer konkreten Aufgabe oder zur konkreten Krisenbewältigung gar nichts beitragen können.

00:05:27: Aber davon überzeugt sind dass sie diese Informationen benötigen ja und das kam zu sehr schwierigen Situationen führen insbesondere während einer Krise die ohnehin durch viel Unsicherheit Stress und Emotion gekennzeichnet ist.

00:05:43: Ja der nächste Punkt in ist Herausforderung im Informationsmanagement finden wir schon beim Planer des Informationsangebots

00:05:51: wird hier der Umgang mit diesem subjektiv Informationsbedürfnis nicht mit berücksichtigt so kann sich das später ziemlich rächen nämlich dann wenn Mitarbeiterinnen sich schlecht informiert fühlen so möglich auch das Vertrauen in ihre Führung verlieren.

00:06:06: Gleichzeitig darf man aber auch nicht übersehen dass ein Überangebot an Informationen ebenfalls negative Auswirkungen haben kann jede Information die von einer Person im Krisenstab verarbeitet werden muss bindet diese Person natürlich für eine gewisse Zeitspanne,

00:06:21: ja und das alles kam erzähle ich zu Rate Dilemma führen.

00:06:25: Jede Information zuviel gefährdete Krisenreaktion weil Krisenstabs Mitarbeiter MitarbeiterInnen damit unnötig beschäftigt werden aber gleichzeitig ist natürlich auch das Fell von besonders dringend benötigte Information gefährlich,

00:06:40: wollen wir diese Information vielleicht eigentlich sogar verfügbar wäre nur falsch klassifiziert und eingeschätzt wurde,

00:06:47: Medikament dieses Dilemma lösen man muss auf zwei Arten Vorgehen einerseits.

00:06:55: Gute Vorplanung so dass die verwendete Informationsinfrastruktur das rasch und zielgerichtet Verteilen von Informationen optimal unterstützt,

00:07:04: idealerweise sogar regelbasiert und Fruchtzucker selbsternannt,

00:07:08: andererseits müssen die Mitarbeiterinnen des Krisenstabs durch entsprechende Ausbildung und Erfahrung auch selbst in der Lage sein recht zu erkennen welche information relevant sind,

00:07:19: und welche weniger oder gar nicht.

00:07:22: Ja und dann gehört eben zu mir formations Management noch das verfügbar machen dann benötigt Informationen und die Organisation deformations versorgen,

00:07:33: diese beiden Punkte denn in der Regel mit RT System entsprechend zugriffsregelung BZ Polizist umgesetzt,

00:07:40: das Problem dabei mehr als die Systeme können sich ausfallen und wenn dann die wichtigen für das Krisenmanagement benötigt Informationen nicht mehr verfügbar sind ehrlich die Krisen Reaktionsfähigkeit donation,

00:07:53: was natürlich mir ist existenzbedrohend ist.

00:07:57: Häufig wird diesen Problem dadurch begegnet dass die entsprechende die Systeme redundant ausgelegt werden,

00:08:04: das ist prinzipiell natürlich eine gute Sache und höher erhöht natürlich die Zuverlässigkeit der Systeme aber.

00:08:12: Wenn ich dringend empfehlen ist es das Informationsmanagement für die Krisenbewältigung so auszulegen das ist auch ohne ID betrieben werden kann,

00:08:21: natürlich geht das dann nicht so schnell und so umfassend wie mit dir ist schon klar aber wenigstens überhaupt.

00:08:29: Was bedeutet wichtige Informationen müssen immer auch auf Papier vorlegen sodass sie im Fall eines Ausfalls nicht verloren und sind.

00:08:38: Für alle wichtigen Geschäftsfälle müssen noch Papierformular geizigen sodass der Krisenstab bringt sie wird auch ohne LTE Arbeitsweg bleibt.

00:08:48: Ja sehen wir uns und die Anforderungen an das Informationsmanagement laut ONR 1791 an dieser,

00:08:57: Riegel fordert dass eine Organisation bei der Reaktion auf eine Krise in der Lage sein sollte die relevanten Informationen zur Krise zu identifizieren zusammen,

00:09:09: diese Information in Abhängigkeit von der Qualität und der Bedeutung für die Krise zu bewerten letzendlich den Schutz vertraulicher odermark sensibler Daten zu berücksichtigen.

00:09:22: Muss ich persönlich da jetzt besondere Herausforderungen nun zunächst einmal geht es um relevante Informationen.

00:09:30: Die Frage ist natürlich was ist jetzt wirklich relevant wie wird das entschieden wer entscheidet dass wir fahren kann sich ja die Einschätzung mit der Zeit ändern.

00:09:41: Dennis Eick Nissan einen Nebenschauplatz kann sich Stunden später das dramatische Eskalation ausstellen.

00:09:47: So hier braucht es eben klare Definition im Vorfeld aber auch die Möglichkeit mit erfahren und Fingerspitzengefühl hier Zeit nachjustieren zu können.

00:09:58: Dann geht es um die Qualität der Informationen ist das ist ein sehr wichtiger.

00:10:04: Die Beurteilung meiner internen Informationen finden hoffentlich leicht,

00:10:09: aber wenn es sich um subjektiv Erschütterungen handelt oder externe Datenquellen dann wird es schon herausfordernder,

00:10:16: auch hier braucht es lineare Vorbereitung viel Erfahrung bei dem Personen die letztendlich auf Basis diese Informationen Entscheidungen treffen müssen.

00:10:26: Dein Letzter Punkte nicht extra raus greifen möchte ist der Schutz vertraulicher oder Markt sind sie über Daten warum ja natürlich unter normalen Umständen sollte soetwas eine Selbstverständlichkeit sein.

00:10:41: Meldest Du mich ja fahren zeigt das gerade in Krisensituationen der Umgang mit Informationen oder da,

00:10:48: im Allgemeinen sehr schnell wesentlich laksa werden kann,

00:10:52: dass ich ja bei einer Krise per Sie um eine existenzbedrohende Situation handelt werden Mängel beim Schutz vertraulicher Daten mitunter rasch billigend in Kauf genommen,

00:11:02: es geht ja mit was noch viel wichtiger ist nämlich die Krisenbewältigung um alles andere kümmern wir uns quasi später,

00:11:09: das kann sich natürlich im Nachhinein böse riechen man hat dann zwar die ursprüngliche Krise bewältigt.

00:11:16: Der Zulage Umgang mit den Daten mit Informationen kann aber zu einer nachgelagerten und Umständen noch viel gravierender in Krise führen.

00:11:25: Studium vergeben ja einerseits technische und organisatorische Vorbereitungen,

00:11:31: es darf nicht sein dass in einem Krisenfall schnell irgendetwas zusammengeschustert werden muss oder mangels eines eigenen passenden Systems einfach stinknormale E-Mails durch die Welt geschickt werden am besten gleich mit ein Krisen relevanten Informationen als Attachment.

00:11:47: Andererseits muss ich natürlich auch hier wieder auf die Notwendigkeit von Ausbildung Training und Übung der Betroffenen Team sind werden nur so kann das sicherer Umgang mit Informationen zu einer zweiten Natur werden,

00:11:59: auch unter den stressigen Umständen akuten Krise.

00:12:03: Lampe Aldi möchte ich auch noch einmal auf das Spannungsfeld zwischen Informationsbedarf wie formations Bedürfnis zurückkommen.

00:12:12: Wenn sich die Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter einer Organisation eines Unternehmens oder einer Behörde zu wenig oder zu schlecht über die eigene Krisensituation informiert fühlen.

00:12:23: So führt das unweigerlich zu Unmut und natürlich auch sinkende Motivation die Auswirkungen bekommt und es Krisenmanagements selbst zu spüren die Performance wird und wie stark sinken.

00:12:35: Gleichzeitig gibt es natürlich sensibel Daten sowie die eigene Reputation zu schützen nicht durch ein Zuviel an Informationsverteilung auch wieder zu hohe Aufwände zu generieren.

00:12:46: Gutes Mittelmaß ist Dir gefragt auch hier gilt das muss vorbereitet und geübt werden letztendlich kann ich wieder aus persönlicher Erfahrung sagen,

00:12:55: nur Mitarbeiterinnen bzw Mitarbeiter die sich gut informiert fühlen werden auch in einer Krise bereit sein alles für die Regeneration zu geben.

00:13:05: Ich wurde einmal von einem Kollegen gefragt warum ich eine Information die an die Medien ging zuvor an der eigenen Team schickte denn da kommt ja sowieso über die Medien.

00:13:16: Meine Gegenfrage wie er sich fühlen würde wenn er mehr über die Krise des eigenen Unternehmens aus dem Median,

00:13:21: fahren wir das über die Internet Kanäle kann noch ein aber es sind doch dieselben Informationen ja waren es aber die vorgelagerte interne Kommunikation transportierte neben der reinen Informationen rennen Daten,

00:13:35: die Wertschätzung des Krisenmanagements die über den eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

00:13:42: Auf Wiese ist ein Krisenmanagement letztendlich angewiesen der das Treffen von Entscheidungen alleine.

00:13:49: Zumindest nicht immer meist müssen Entscheidungen auch noch operativ umgesetzt werden und sammel ist rasch und mir geht's gut.

00:14:00: Gut vorbereitet Informationsmanagement ist aber auf jeden Fall mehr als hilfreich in mehrerlei Hinsicht.

00:14:08: Soweit für heute zum Thema Informationsmanagement.

00:14:12: Wenn sie etwas nachlesen wollen dann finden Sie Shownotes ein Transkript und weitere wertvolle Infos auf meiner Webseite Krisenmeisterei. At.

00:14:21: Das könnte sie auch wenn Newsletter abonnieren oder wenn eBook runterladen außerdem können Sie sich für eines meiner Webinar anmelden.

00:14:29: Wenn Sie besondere Wünsche oder Anregungen zu Podcast haben dann würde ich mich sehr wenn E-Mail freuen die E-Mail-Adresse ist Podcast at Krisenmeisterei. At.

00:14:40: Das war's für heute.

00:14:41: Ich bin Thomas Prinz von Krisenmeisterei. Vielen Dank fürs Zuhören und das wieder meistern bei der nächsten Folge.